Muistilista matkansuunnitteluun

Mitä tulee ottaa huomioon matkanjärjestelyissä ennen matkaa, matkan aikana ja matkan jälkeen?

Opintomatkan tai leirikoulun suunnittelu kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin. Matkan ajankohdasta päättämiseen sekä varainkeruuseen ja matkan sisällön suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa.

Muistilista 14-18kk ennen matkaa

Mieti seuraavia asioita:

• Mitkä ovat ulkomaan opintomatkanne tai leirikoulunne tavoitteet?
• Mitä oppiaineita on tarkoitus linkittää matkan sisältöön?
• Mikä matkakohde soveltuu parhaiten tavoitteen saavuttamiseen?
• Miten tulevaa opintomatkaa voi hyödyntää ennen matkaa ja matkan jälkeen?
• Mitä haluatte tehdä matkakohteessa?
• Mikä on ryhmänne koko?
• Mikä on matkanne budjetti?
• Miten varat kerätään? (mahdolliset apurahat, myyjäiset jne ...)

Muistilista 9-13kk ennen matkaa

• Ota yhteyttä hyvissä ajoin ryhmämyyntiimme
• Kysy apua budjetointia varten heti kun matkaa aloitetaan suunnitella
• Pyydä kirjallinen tarjous n. 9-11 kuukautta ennen matkan alkua
• Varaa matka ajoissa - Sitä suurempi mahdollisuus teillä on saada mieleisenne majoitus, kuljetus ja matkustuspäivät sekä edullinen hinta.
• Ryhmän "noin koko" on hyvä olla tiedossa sekä aikuisten määrä
• Selvitä jouston vara matkustuspäivissä - mitä enemmän joustoa, sitä parempi mahdollisuus saada edullinen kokonaishinta
• Mieti, mitä vaatimuksia teillä on majoituksen ja kuljetusten suhteen
• Varaa lennot ja majoitus
• Varaudu maksamaan ennakkolasku matkastanne

Muistilista 3-6kk ennen matkaa

•  Varaa retket ja opintovierailut
•  Mieti, mitkä retket tukevat matkan opintosuunnitelmaa
•  Hanki ryhmälle matkavakuutus

Muistilista 1.5 - 3kk ennen matkaa

• Tarkista, että ryhmälläsi on tarvittavat matkustusasiakirjat, passi tai EU-hyväksytty henkilöllisyystodistus (mikäli matka suuntautuu Schengen-alueelle) kunnossa. Lisäksi joihinkin maihin vaaditaan Suomalaisilta viisumi. Jos ryhmässä matkustaa oppilaita EU:n ulkopuolelta kannattaa viisumitarve tarkistaa kohdemaan suurlähetystöstä tai konsulaatista.
• Meille lähetettävästä nimilistassa tulee olla sama etu- ja sukunimi kuin passissa tai poliisin myöntämässä henkilöllisyystodistuksessa (esim. lempi- tai kutsumanimet eivät kelpaa). Lista toimitetaan matkanjärjestäjälle n. 5viikkoa ennen matkan alkua
• Varaudu loppulaskun maksuun n.6-7 viikkoa ennen matkan alkua
• Tarkista vielä kerran että matkaohjelma ja vakuutukset ovat kunnossa

 Muistilista 0-1.5 kk ennen matkaa

• Lähetämme matkustusdokumentit noin 2 viikkoa ennen matkan alkua
• Tarkista, että lähettämämme liput, aikataulut ja voucherit vastaavat sovittua

 Muistilista matkalla

• Kirjoita tärkeät puhelinnumerot ylös matkalla aiheutuvia ongelmia varten (ryhmämyyntimme numero ja vakuutusyhtiön hätänumero)
• Kirjoita muistiin paikallisen yhteistyökumppanin kontaktitiedot
• Pyri sopimaan ongelmatilanteet paikan päällä. Mikäli tämä ei onnistu ota yhteyttä ryhmä myyntiimme

Muistilista 0-2kk matkan jälkeen

• Suunnittele matkan purkutehtävät oppitunneille
• Kirjoita asiakaspalaute, jonka otamme mielellämme vastaan jotta voimme edelleen parantaa palveluitamme!